‘System first’ De succesremmer van het nieuwe intranet

System first NRaupp

Dinsdag 22 maart 2016 was ik aanwezig bij het Intranet congres 2016 in Utrecht. Interessante sprekers deelden hun visie over te verwachten ontwikkelingen met betrekking tot het intranet in de komende jaren. Materie waar ik mij als digitaal strateeg intensief mee bezighoud. Wat mij het meest opviel? In de oriëntatiefase voor een nieuw intranet is het systeem nog steeds de leidende factor, terwijl de gebruikerswens centraal zou moeten staan.
System first NRaupp

Organisaties focussen nu vaak nog op het systeem. Een gedacht die ik gemakshalve ‘System first’ noem. System First als leidraad blijkt in de praktijk helaas een succesremmer voor de toekomst van het intranet.

De nadelen van deze denkwijze:

  • De systeemleverancier kijkt altijd door een gekleurde bril en zal het eigen systeem prefereren boven dat van anderen.
  • Schiet het systeem van de leverancier tekort voor functionaliteiten die bedacht zijn? Dan moet de leverancier maatwerk gaan leveren. Dit leidt tot extra kosten voor het maatwerk en kosten voor toekomstig onderhoud op de lange termijn.
  • De gebruikers worden niet, of te laat, gehoord. Hierdoor sluit de systeemkeuze niet of onvoldoende aan bij de wensen van de uiteindelijke gebruikers.

Waarom bewandelen organisaties dan toch deze route? Daarvoor zijn een aantal redenen:

  • Het optuigen van een nieuwe intranetomgeving vereist een specifieke expertise die meestal niet in de organisatie aanwezig is. Het ontwikkelen van een nieuw intranet wordt door een medewerker naast bestaande werkzaamheden uitgevoerd.
  • Het idee leeft dat het uitzoeken van nieuwe techniek sneller is dan het grondig in kaart brengen van de gebruikerswensen.
  • Er is niet altijd een businesscase voorhanden die helder maakt welke bijdrage het nieuwe intranet levert aan de businessdoelen van de organisatie.

Vaak zien we ook dat verzuiling binnen organisaties een succesremmer is. ICT maakt de systeemkeuze en verzorgt de implementatie. Vervolgens moet de afdeling communicatie er voor gaan zorgen dat het intranet daadwerkelijk gebruikt gaat worden. Het ontbreekt aan gezamenlijk projectgevoel. Het neerzetten van een succesvol intranet met voldoende gebruikersadoptie kost op deze manier onnodig veel inspanning.

Een intranet dat tot stand komt op basis van een gedegen voortraject, waarin de gebruikerswensen geïnventariseerd en geprioriteerd werden, kost aanzienlijk minder energie en levert veel meer op.

Een intranet kan zoveel meer zijn dan een informatiekiosk. Het kan functioneren als werkomgeving voor administratieve processen, sociaal interactieplatform voor het delen van meningen, kennis en organisatorische informatie. Wilt u dat uw intranet op deze manier gebruikt wordt dan zult u de juiste stappen in de juiste volgorde te nemen.

Auteur: Norbert Raupp
(Ervaring met het succesvol optuigen van een aantrekkelijk en gebruiksvriendelijk intranet.)

0 Comments

Leave a reply

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

*

Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.